Mahnwesen im Verein
Was tun, wenn ein Mitglied nicht zahlt?
Verein Mahnwesen Inkasso
Wie bereits angeklungen, gibt es verschiedene Arten innerhalb eines Vereins mit den Mitgliedern zu kommunizieren. Dabei sollten Sie zu jederzeit darauf achten, dass die Mitgliedschaft in einem Verein immer mit Emotionalität verbunden ist und häufig eine eher lockerer Umgang untereinander gepflegt wird. Ihre Mitglieder sind keine Geschäftspartner!
Ob der Umgang mit den einzelnen Mitgliedern richtig oder falsch ist, kann pauschal nicht beantwortet werden. Dies hängt widerum von vielen Faktoren z. B. der Größe des Vereins, dem Stand der Verhandlung ab. Dennoch können einige grundsätzliche Verhaltensregeln vorangestellt werden, die dem Umgang unterinander im Verein positiv zugute kommen.
Das alltägliche Beispiel
Typischerweise gibt es in jedem Verein einen (oder mehrere) Kassenwart bzw. Schatzmeister, der sich oftmals auch um die Mitgliederverwaltung kümmert. Diese Person trägt als Teil des Vorstands die Liste mit den offenen Mitgliedsbeiträgen an die anderen Personen des Vorstands heran. Der Kassenwart beschreibt die missliche Lage, da es viele offene Forderungen gibt, die teils seit Längerem teils erst seit Kurzem bestehen und auf die trotz freundlicher (meist mündlicher) Aufforderung nicht reagiert worden ist. Der Vorstand wird eine Entscheidung treffen. Wie geht es nun weiter?
Beispiel für einen falschen Umgang
Die ständige Erinnerung an offene Beitragszahlungen und die fehlende Zahlungsmoral einiger Personen sind der Hauptgrund dafür, dass oftmals eine übereilte, besonders energische Form der Komminikation gewählt wird. Dabei werden nicht selten sämtliche Mitglieder direkt abgemahnt und es wird mit dem Ausschluss aus dem Verein gedroht. Ein solches Verhalten kann nachvollzogen werden, stellt aber definitiv den falschen Weg dar.
Beispiel für einen richtigen Umgang
Der richtige Umgang mit Beitragseinforderungen innerhalb eines Vereins kann in mehreren Schritten erreicht werden:
- Die freundliche Erinnerung
An erster Stelle steht der persönliche Kontakt. Der Verein ist ein soziales, gesellschaftliches Gefilde. Nehmen Sie Ihre Mitglieder nicht als Kunden, sondern als Mitstreiter wahr und kommunizieren Sie dementsprechend. Daher kann der persönliche Kontakt sich in drei Stufen zeigen:
(I.) als mündliche Erinnerung
(II.) als telefonische Erinnerung und
(III.) als schriftliche Erinnerung - Die erneute Erinnerung
Sollten die ersten Bemühungen nicht erfolgsversprechend sein, sollten Sie – bevor Sie zu Schritt 3 gehen – dem Mitglied deutlich machen, warum der Mitgliedsbeitrag wichtig ist und ergründen, weshalb das Mitglied nicht zahlen kann.
- Die erste Zahlungsaufforderung
Das erste Mahnschreiben sollte das Mitglied auffordern seine offenen Beiträge zu begleichen. Hier gilt ein respektvoller, neutraler aber dennoch bestimmender Ton.
- Die zweite, finale Zahlungsaufforderung
In dem zweiten, finalen Mahnschreiben sollten Sie dem Mitglied klar machen, dass eine weitere Nichtzahlung Konsequenzen haben kann, die bis zum Ausschluss aus dem Verein führen können.
- Das gerichtliche Mahnverfahren
Die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens sollte das letzte Mittel sein, zu dem Sie greifen.
Inkassobeauftragter
Gerade in größeren Vereinen lohnt es sich die Zuständigkeit für das Mahnwesen aus dem Verein auszugliedern und auf eine externe Person zu übertragen, die auf das sensible Thema im Vereinswesen geschult ist und der der Vorstand bei der Durchsetzung vertrauen kann.
Die Kanzlei Dr. Krieg & Kollegen Köln zeichnet sich nicht nur durch die Unterstützung lokaler (Sport-)Vereine aus, sondern bietet vor allem eine mediative, angemessene und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitte Inkasso-Lösung an. Wir entwerfen für Sie ein Konzept, bei welchem Sie auf unsere Kompetenz vertrauen und sich selbst den Kernaufgaben des Vereins vollumfänglichn widmen können. Für Stabilität und Miteinander in Ihrem Verein!
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